Membuat risalah rapat

Risalah rapat harus selalu dibuat untuk setiap rapat resmi atau rapat yang membahas hal yang penting atau signifikan. Tujuan risalah rapat (minutes of meeting) adalah untuk:
1. Mencatat action points, tindakan apa yang telah disepakati, siapa yang bertanggungjawab, apa output-nya, kapan deadline-nya.
2. Merangkum hasil diskusi di dalam rapat.
3. Memberikan hasil rapat bagi peserta yang tidak hadir.

Membuat risalah rapat adalah pekerjaan yang menantang karena orang yang membuatnya harus mampu mengikuti alur diskusi rapat yang cepat dengan berbagai pembicara dan merangkumnya dengan akurat ke dalam risalah. Berikut adalah beberapa tips untuk membuat risalah rapat yang baik:
1. Sebelum rapat, tentukan siapa yang akan bertanggungjawab membuat risalah, pastikan orang tersebut datang tepat waktu.
2. Orang yang bertanggungjawab membuat risalah rapat harus fokus, sebelum membuat risalah ada baiknya untuk membaca risalah rapat sebelumnya dan topik yang akan dibahas.
3. Pastikan orang yang bertanggungjawab membuat risalah rapat membawa kertas dan alat tulis yang cukup dan duduk di tempat dimana bisa mendengarkan dengan jelas.
4. Di dalam risalah rapat harus dituliskan nama peserta, tempat, tanggal dan waktu rapat.
5. Absen untuk mengidentifikasi siapa saja yang hadir di dalam rapat.
6. Jangan merekam rapat menggunakan audio atau video recorder (kecuali bila regulasi mengizinkan). Jika memang harus menggunakan perekam, tuliskan hal tersebut di dalam risalah rapat dan tekankan bahwa hasil rekaman akan dihapus ketika risalah tertulis telah disetujui oleh manajemen.
7. Catat setiap usul atau pendapat yang diajukan peserta rapat dan respon dar rapat atas usul atau pendapat tersebut.
8. Catat poin-poin diskusi yang menguntungkan organisasi.
9. Catat waktu break.
10. Jika waktu dan tempat rapat selanjutnya ditentukan di dalam rapat, pastikan tercatat di dalam risalah.
11. Nama orang yang mencatat risalah harus ditulis di dasar halaman terakhir dari risalah rapat.
12. Hindari kesalahan atau kekeliruan ketik di dalam risalah rapat, risalah yang telah disetujui harus bebas dari kesalahan ketik.
13. Bagikan risalah rapat dengan tepat waktu kepada setiap peserta yang hadir, peserta yang diharapkan hadir dan simpan risalah tersebut di tempat yang aman.
14. Sebelum mendistribusikan risalah rapat, pastikan di-review terlebih dahulu oleh ketua rapat dan tuliskan “Draft” pada setiap halaman risalah rapat agar tidak bingung dengan versi yang telah disetujui.
15. Simpan risalah rapat dengan baik, jangan sampai risalah yang asli hilang.